業務でLINEを活用するメリットとデメリットとは？

 

社内業務の連絡や報告ツールとして、LINEを採用している会社が増えています。今まさに、導入を検討している会社もあるでしょう。業務でLINEを使うメリットとデメリットについて解説します。

 

LINEの導入を検討している企業担当者の方はもちろん、導入後のシステム改善にお悩みの方も、ぜひ参考にしてください。

 

業務でLINEを使うメリット

○連絡が簡単

○無料で通話可能

○画像の送信が簡単

○既読機能が便利

○情報伝達ツールとしてカジュアル

 

以上5点が、業務でLINEを使うメリットです。

 

連絡が簡単

業務でLINEを使うメリットに、連絡が簡単なことが挙げられます。LINEはメールなど他の手段に比べて操作がシンプルなので、スマートフォン（PC・タブレット）を持っていれば誰でも簡単・気軽に、社内連絡を発信・受信することが可能です。

 

特に、複数人への連絡が簡単なのが特徴的なメリット。たとえばメールで複数人へ連絡を取る場合、CC登録（もしくは削除）に一手間かかりますが、LINEの場合そのような煩わしさはほとんどありません。

 

業務内容別に、あらかじめグループを作成しておくだけでOKです。

 

無料で通話可能

業務でLINEを使うメリットに、無料で通話ができることも挙げられます。これは、非常に大きなメリットと言えるでしょう。なぜなら、相手の電話番号を教えてもらう（もしくは教える）必要がないからです。

 

社内において、相手（上司・同僚・後輩）の電話番号を知らないメリットは計り知れません。特に、上司からプライベートの電話がかかってこないメリットは大きいはず。「仕事終わりに一杯！」といった、いわゆる「飲みニケーション」の心配がなくなります。

 

画像の送信が簡単

画像の送信が簡単なのも、業務でLINEを使うメリットです。スマートフォンは画像の撮影能力に優れたツールなので、LINEの画像送信機能と親和性が高いと言えます。

 

ただし、テキストメインの文書を撮影して画像にして送信する場合、文字が不鮮明だと社員のクレームを招く可能性があるので注意が必要です。そのような場合、以下のような画像を鮮明化するアプリをダウンロードするとよいでしょう。

 

○PhotoDirector（フォトディレクター）：AIで画像を鮮明化するアプリ

○EnhanceFox(エンハンスフォックス)：画質加工に長けたアプリ

○Remini(レミニ)：画質の「ぼやけ」改善に強いアプリ

 

既読機能が便利

LINEの既読機能は、送信した情報を「何人が読んだか」はわかりますが、「誰が読んだか」まではわかりません。一見すると非常に曖昧さが残る機能に思われるかもしれませんが、この曖昧さこそが、LINEを業務連絡に活用するメリットです。

 

情報伝達において社員をガチガチに管理せず、ある程度まで各々の自主性に委ねることができます。LINEには、コミュニケーションツールとしての「気軽さ」があるのです。

 

情報伝達ツールとしてカジュアル

業務でLINEを使うメリットをまとめると、LINEは情報伝達ツールとして非常にカジュアルだと言えます。ここで言う「カジュアル」には、「簡単」「便利」「気軽」といったニュアンスが含まれるでしょう。

 

カジュアルに使えるので、日常的に親しみやすいツールなのです。

 

業務でLINEを使うデメリット

○長文には不向き

○情報の蓄積には不向き

○公私の区別がつきにくい

○情報流出のリスクがある

 

以上4点が、業務でLINEを使うデメリットです。

 

長文には不向き

LINEは長文伝達にはあまり向いていないツールです。スマートフォンはディスプレイが小さいので文字も小さく、長文だと読みにくくなります。適切に改行したり、文字数をある程度で区切って複数のパラグラフに分割して送信したりといった、工夫（気配り）が必要です。

 

情報の蓄積には不向き

LINEのメッセージは最新の情報から下にどんどん流れるので、過去のメッセージを一発で見つけ出すのは難しいかもしれません。つまり、情報の蓄積には不向きなツールです。蓄積する必要のない情報の伝達に、使用目的を絞るとよいでしょう。

 

公私の区別がつきにくい

LINEは大多数の日本人にとって、日常的なツールです。今や、プライベートでLINEを使っていない方は、珍しいかもしれません。このような環境下において、業務でもLINEを活用すると、ビジネスとプライベートの区別が付きにくくなる可能性があります。

 

公私の区別なく一台のスマートフォンにLINEの通知が届くと、煩わしいだけでなく管理がややこしくなる実害もあるでしょう。グループごとに着信音を変えるなどして上手に管理しないと、四六時中業務をしているような錯覚を起こしやすいので気を付けてください。

 

情報流出のリスクがある

LINEに限った話ではありませんが、外部アプリ（ツール）やクラウドサービスを社内業務に活用することは、自社のデータを外部に預けることを意味します。これはどうしても、情報流出のリスクをはらむのです。

 

LINEは利用者が多いアプリです。利用者が多いほど、情報量も増えます。「情報」には、金銭的な価値が発生しますから、LINEは悪意のある人間を惹きつけやすいツールと言えるかもしれません。

 

原則としてLINEをダウンロードするスマートフォンは、個人所有の端末ではなく会社側から貸与すべきでしょう。そうすることで公私の区別を明確にして、情報管理をより厳格にすることができます。担当者の方はぜひ一度、ご検討ください。