LINEを社内の情報伝達ツールとして活用している会社も多いでしょう。しかし、LINEの社内利用におけるマナーや注意点について、コンプライアンスとして明文化している会社はそれほど多くはないかもしれません。

 

ビジネスでLINEを活用する場合に守るべき、マナーや注意点について解説します。

 

LINEは便利なコミュニケーションツールですが、便利さゆえの難しさも内包するツールです。以下に紹介するマナーや注意点の数々はできれば文書化して社員に配布し、共通認識化するのが望ましいでしょう。

 

ビジネスでLINEを使う際のマナー

○本名で登録する

○返信はできるだけ早くする

○既読スルーをしない

○送信する時間に気をつける

○謝罪はLINEで送らない

 

以上5点が、ビジネスシーンでLINEを使う際のマナーです。

 

本名で登録する

情報伝達手段としてLINEを社内で公的に使う場合、アカウント名は本名で登録しましょう。ハンドルネームやニックネームで登録すると、相手側にハンドルネームやニックネームが表示されるので、職場の緊張感が阻害されます。

 

公的な場で使用するツールに本名以外を登録するのは、社会常識を少々逸脱する行為と言えるかもしれません。アカウント表示を本名にするのはマナーの問題だけではなく、情報発信者として責任の所在を明確にする意味でも重要です。

 

返信はできるだけ早くする

社内で共有される情報には、程度に差はあれ「重要性」が存在します。情報の重要性は、緊急性と直結する場合が少なくありません。情報を受け取ったらなるべく早く返信して、業務を円滑に進められるよう心がけるのがマナーです。

 

ビジネスシーンにおいてコミュニケーションは、「スピード感」がモノを言います。返信が遅いと相手の気分を阻害したり、「リアクションが遅い人間」という烙印を押されたりしかねません。リアクションスピードは業務評価にも直結する要素なので、気を付けましょう。

 

既読スルーをしない

既読スルーは一種の「無視」です。

 

マナー以前の問題として、コミュニケーションそのものを阻害する可能性があります。「社会人としての適性が疑われる行為」と受け止められかねません。簡単に言えば、既読スルーは社会人としてのあなたの適格性（評価）を、落としかねない行為なのです。

 

メッセージを受信したら、なるべく早急に返信しましょう。なお、原則としてグループLINEに送信されたメッセージは、この限りではありません。あくまで、個人対個人（1対1）でのメッセージのやり取りに限ります。

 

送信する時間に気をつける

LINEを送信する際には、時間に気を付けるのがマナーです。管理職以上の立場にある方は、特に気を付けてください。「時間に気を付ける」とは、「業務時間外にはLINEを流さない」ということです。「早朝」「深夜」「休憩時間」「休日」などが当てはまります。

 

年配の方の中には、業務時間外でも仕事をすることに、業務に対する「一生懸命さ」を感じる方もいるでしょう。しかし、業務時間外でも仕事をすることに、「公私の区別がつかない人」と受け止める方もいます。

 

職場には多種多様な世代や考え方の人間が集うことに留意しましょう。

 

謝罪はLINEで送らない

原則として、謝罪は相手の顔を見ながら口頭で直接おこなうのが、社会人としても人間としてもマナーです。LINEは相手の顔が見えないので、ミスをした時に謝罪しやすい（使いやすい）ツールなのは確かですが、使いやすいからと言って濫用してはいけません。

 

ビジネスにミスは付き物ですが、謝罪においては相手の口調や態度などが総合的に観察・勘案されます。LINEを使って謝罪することで自ら信頼回復のチャンスを狭めるのは、けっして好ましくありません。

 

ビジネスシーンでLINEを使う際の注意点

○機密情報のやりとりをしない

○友だちの追加機能はオフにする

○誤送信をしない

○ハラスメントに注意する

 

以上4点が、ビジネスでLINEを使う際の注意点です。

 

機密情報のやり取りをしない

LINEは世界的に利用者が多いツールなので、悪意を持ったハッカーのターゲットになりやすいツールです。アカウントの乗っ取りなどにより、企業情報が漏洩するリスクが存在するツールなので、機密情報は極力やり取りしないように気を付けましょう。

 

社外に漏えいしても問題がないような情報の伝達に、用途を絞ってください。

 

友だちの追加機能はオフにする

友だち追加機能とは、連絡先（電話帳）に登録されている電話番号でLINEを利用している相手を、友だちリストに自動で登録する機能です。便利な機能ではありますが、意図せぬ相手を自動で登録してしまう可能性があり、ビジネスシーンでは混乱を招きます。

 

情報漏えいリスクの上昇も含めて、不用意なトラブルの原因にもなりかねないので、友だち追加機能はオフに設定しましょう。

 

誤送信をしない

使用する端末をビジネスとプライベートで区別をしていない場合、誤送信をしてしまうケースが珍しくありません。緊急性が高い情報や、ミスなどにより冷静さを欠いているシチュエーションでは、誤送信しないよう特に気を付けましょう。

 

ハラスメントに注意する

LINEは便利で使いやすいので、世代間の距離を縮めてくれるツールです。職場には幅広い年代の人間が集います。LINEを導入することで、今まで親密にコミュニケートしていなかった社員とも、緊密な連携を取ることが可能です。

 

ただし、いくらコミュニケーションの機会が増えても、相手の心の領域（テリトリー）にズカズカと入るのはやめましょう。ハラスメントと受け止められかねません。

 

たとえば、上司がLINEを使って部下に人生相談（特に恋愛相談）に属するネタを振るのはやめましょう、ということです。

 

LINEはあくまで、業務に関連する事柄のみに活用してください。これは、コンプライアンスに敏感な昨今においては、特に注意が必要なポイントです。